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ERP-System und Lean Management: Widerspruch oder Chance auf Synergien?

ERP-Systeme und Lean Management gelten in vielen Unternehmen immer noch als Gegensätze. Das verwundert auf den ersten Blick wenig: Während ERP-Lösungen die komplexe Aufgabe verfolgen, mithilfe umfangreicher Datenbanken die Vorgänge im Unternehmen zu erfassen und zu steuern, steht bei Lean das Ziel agiler und schlanker Prozesse im Vordergrund. Zwei sich gegenseitig aushebelnde Prinzipien denken dabei viele. Doch schließen sich die beiden Ansätze wirklich kategorisch aus? Oder besteht sogar die Chance auf Synergien, welche erst durch eine Kombination erzeugt werden?

Lean Management zur Effizienzsteigerung

Lean-Methoden verfolgen das Ziel einer Prozessoptimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Verschiedene Werkzeuge und Denkprinzipien führen dabei zu einem schlanken Management und sorgen über alle Unternehmensbereiche hinweg für eine Vermeidung unnötiger Ressourcenverschwendung. Die Unternehmensgröße ist dabei völlig unerheblich: Prozessoptimierungen sind in kleinen Unternehmen und bei Mittelständlern genauso bedeutsam wie bei Großkonzernen. Ein Grund dafür, dass Lean-Methoden mittlerweile längst im Mittelstand angekommen sind und sich im Laufe der Jahre zum wichtigen Management-Instrument entwickelt haben. Der Einsatz von ERP-Systemen wird im Zuge dieser Entwicklung jedoch vermehrt kritisch betrachtet. Doch woran liegt das?

Das (vermeintliche) Problem zwischen dem Lean Management und ERP-Systemen

Eine vollständige Verbindung beider Ansätze sieht man in der Praxis bisher nur sehr selten. Dieser Umstand rührt daher, dass Manager, die mit Lean-Methoden arbeiten, in ERP-Systemen häufig nur zusätzlichen Ballast sehen. Dies führt dazu, dass in vielen Unternehmen zwar beide Ansätze genutzt werden, aber kein Zusammenschluss stattfindet – beide übernehmen getrennte Aufgaben und kommen in der Regel nicht miteinander in Berührung. Beispielsweise arbeitet die Produktion mit Lean-Prinzipien und -Methoden und verzichtet dabei auf die Verwendung eines ERP-Systems. Dieses übernimmt dann andere Aufgaben, wie z.B. die Materialbestellung oder die Lagerverwaltung. Auf eine Kombination beider Ansätze verzichten die jeweiligen Entscheider dabei absichtlich, um die Prozesse schlank zu halten. Im schlimmsten Fall kommt es zu gegenseitigen Behinderungen von Lean und ERP.

Die Kritikpunkte an ERP-Systemen sind dabei immer die gleichen. Sie seien starr und unflexibel und sorgen für unnötige Prozessschritte, z. B., weil Mitarbeiter regelmäßig ihren Workflow unterbrechen müssen, um Vorgänge im System zu buchen. Das führe somit zur Verschwendung von Ressourcen wie Arbeitskraft- und Zeit – ein Umstand, der konträr zur Lean-Philosophie stehe. Viele Unternehmen entscheiden sich daher besonders in der Produktion dafür, die Abteilung von der ERP-Integration zu befreien. Der Fertigungsvorgang wird in der Regel dann erst nach Beendigung im System verbucht, was von der Verwaltung übernommen wird.

In dieser Trennung liegt ein zusätzliches Problem, welches sich wiederum negativ auf das ERP-System ausschlägt. Der Sinn eines solchen Systems liegt nämlich darin, dass es alle Bereiche des Unternehmens erfasst und adäquat abbildet, um seiner Aufgabe einer ganzheitlichen Übersicht und Steuerung gerecht zu werden. Wenn sich einzelne Abteilungen nun von der Integration ins ERP-System befreien, führt dies zu einer unvollständigen Datengrundlage, wodurch die Aussagekraft entsprechender ERP-Analysen schwindet und das System seinen eigentlichen Zweck nicht mehr erfüllen kann. Das volle Potenzial, welches ein ERP-System bei richtiger Anwendung entfalten könnte, wird somit verschenkt.

Kritikpunkte an ERP-Systemen 

Gehen wir nun einmal näher auf die einzelnen Kritikpunkte ein, die sich bei vielen Lean-Enthusiasten gegenüber ERP-Systemen hartnäckig halten, um das (vermeintliche) Problem einer Koexistenz besser zu verstehen. Hier die Top-3 der Vorwürfe gegenüber ERP.

Verschwendung

Das Ziel schlanker Arbeitsprozesse impliziert, dass man alle überflüssigen Tätigkeiten, die nicht zur unmittelbaren Wertschöpfung gehören, vermeidet. Unterbrechen Mitarbeiter jedoch regelmäßig ihren Workflow, um Eingaben im ERP-System zu tätigen, widerspricht das diesem Grundprinzip. Kritiker eines Zusammenschlusses von Lean und ERP gehen also von der Prämisse aus, dass die Prozesse im Unternehmen nur auf einen der beiden Ansätze ausgerichtet sein dürfen, nicht aber auf beide.

ERP-Lösungen sind starr und unflexibel

Manager, die auf Lean-Methoden vertrauen, kritisieren ERP-Systeme als starr und unflexibel. Dies stehe besonders dem Ziel nach mehr Agilität und schnelleren Arbeitsabläufen in den einzelnen Abteilungen entgegen. Das Resultat: Der Vorgang wird erst im Nachgang von der Verwaltung in das ERP-System eingespeist. Der Anspruch von ERP-Lösungen, das Unternehmen in seiner Gesamtheit abzubilden und darauf aufbauend Entscheidungen zu treffen, wird damit allerdings zunichtegemacht. Eine unvollständige Datenbasis kann dann mitunter ein Grund für die fehlende Flexibilität von ERP-Systemen sein – klar ist aber auch, dass das Vorurteil der fehlenden Flexibilität somit selbst zu dieser beiträgt, indem man eine vollständige Datenaufnahme verhindert.

ERP-Systeme funktionieren nach dem Push-Prinzip

ERP-Systeme sind ein klassisches Beispiel für das Push-Prinzip: Sie organisieren und planen die Fertigung sowie die Abwicklung von Bestellprozessen auf Grundlage zuvor kumulierter und miteinander in Beziehung gesetzter Informationen. Lean-Methoden funktionieren hingegen nach dem Pull-Prinzip: Beispielsweise wird Material erst bei Bedarf und nicht auf Vorrat bestellt, um somit die Lagerhaltung gering zu halten. Zusammengefasst: Das eine verwendet Bedarfsprognosen, während das andere auf den tatsächlichen Bedarf reagiert.

Synergien von ERP-Systemen und Lean Management

Die aufgeführten Kritikpunkte unterliegen jedoch einem Trugschluss, da mögliche Synergieeffekte der beiden Ansätze gar nicht erst in Betracht gezogen werden. ERP-Systeme haben nämlich nicht die Aufgabe, Prozesse komplexer zu machen: Auf Grundlage einer möglichst vollständigen Datenbasis sollen sie im Gegenteil dazu beitragen, Überflüssiges zu erkennen und entsprechende Prozesse zu optimieren. Sie existieren nicht zum Selbstzweck, sondern dienen als Werkzeug zur Prozessanalyse und anschließender Neukonfigurierung bereits bestehender Strukturen im Unternehmen.

ERP-Systeme verfolgen damit einen ganz ähnlichen Zweck wie das Lean Management: Prozesse entschlacken, alles Überflüssige entfernen und somit zu mehr Agilität im Unternehmen beitragen. Die Aufgabe von Entscheidungsträgern ist es also nicht, sich für einen der beiden Ansätze zu entscheiden, sondern Wege zu finden, auf denen ERP und Lean voneinander profitieren können.

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Koexistenz statt Konflikt

Die oft attestierte Unvereinbarkeit von Lean Management und ERP-Systemen ist schlichtweg falsch – die beiden können in der betrieblichen Praxis sogar voneinander profitieren. Gehen wir noch einmal auf einige Beispiele ein, die die vorangegangenen Vorwürfe relativieren sollen.

Vermeidung von Verschwendung

In der Fertigung ist es heutzutage nicht mehr notwendig, dass Arbeitskräfte ihre Tätigkeit unterbrechen müssen, um Daten in das ERP-System einzuspeisen. Mittlerweile gibt es zahlreiche Technologien, die diese Aufgabe automatisiert übernehmen – mithilfe von RFID-Chips und Sensoren in den entsprechenden Werkstücken, Maschinen und Lagerbeständen.

Die ERP-Lösung führt daher nicht mehr zu Unterbrechungen und zusätzlichen Aufgaben für die Arbeitskräfte, sondern handelt ganz im Sinne der Lean Production: Durch die Erfassung entsprechender Daten werden nämlich überflüssige Arbeitsschritte, Transporte, Vorräte und Wartezeiten eliminiert.

Vermeidung von Fehlern durch ERP-Systeme

Lean-Methoden und ERP-Systeme können auch in der Fehlervermeidung Synergien erzeugen. Fehler bedeuten in der Lean-Philosophie Verschwendung durch vermeidbaren Aufwand: Die Arbeitsprozesse sollen so weit optimiert sein, dass Fehler gar nicht erst auftreten. ERP-Systeme können diesem Prinzip zuarbeiten, indem sie die Möglichkeit von Anwendungshilfen und Plausibilitätsprüfungen bieten.

Überflüssige Wege und Zeitaufwand reduzieren

ERP-Systeme ermöglichen den Anwendern ein viel schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen, als es in traditionellen Bürostrukturen mit Archiven der Fall wäre. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Informationen bereits mit den entsprechenden Vorgängen vernetzt sind und direkt im benötigten Kontext stehen, – was die Arbeit für den Anwender deutlich beschleunigt und erleichtert. Somit entfallen überflüssige Wege und der zusätzliche Zeitaufwand bei der Beschaffung von Informationen wird reduziert.

Lean Management und ERP-Anwendungen in Kombination

Manager, die nach der Lean-Philosophie arbeiten, haben mittlerweile funktionierende Ansätze entwickelt, um ein ERP-System mit einer schlanken Produktion im Unternehmen zu kombinieren. Beispielsweise werden dabei Lieferanten- und Kundenprozesse im ERP-System erfasst, während die Prozesse in der Fertigung nach Lean-Methoden zeit- und kostenoptimiert ablaufen. So schafft man eine produktive Koexistenz, welche die jeweiligen Vorteile der beiden Ansätze ausspielt: Die Verwaltung wird dabei mit ERP und die Fertigung mit Lean abgewickelt.

Dieses Beispiel macht deutlich, dass zwar nicht in jedem Bereich sowohl ERP als auch Lean einen gleichstarken Einsatz finden müssen, die beiden sich aber gegenseitig zuspielen und somit Synergien erzeugen können. Es geht also nicht um eine „entweder oder“-Entscheidung, sondern um das Wissen, wie die beiden Welten miteinander kombiniert werden können.

Fazit: ERP-Systeme und Lean Management sind kein Widerspruch

ERP-Systeme und Lean-Methoden schließen sich keineswegs kategorisch aus, sondern bringen das Potenzial mit sich Synergien zu erzeugen. Beide Ansätze können sich bei vielen Aufgaben gegenseitig unterstützen: z. B. in einer schlanken Produktion, die von der Lean-Philosophie bestimmt ist und von der Bereitstellung gut aufbereiteter und vernetzter Informationen durch ERP-Lösungen profitiert. In anderen Bereichen sollte jedoch auch darauf geachtet werden, dass sich ERP und Lean nicht gegenseitig behindern – daher ist der jeweilige Grad der Anwendung immer situationsbedingt zu bewerten.

Trotzdem gelangt man bei einer eingehenden Betrachtung schnell zu dem Schluss, dass die beiden Ansätze sich nicht automatisch gegenseitig behindern müssen. Mit der passenden Strategie und einer Abstimmung der Prozesse können die vielen Vorteile beider Ansätze voll ausgeschöpft werden. Denn sie dienen im Endeffekt beide demselben Ziel, nämlich einer möglichst effizienten Prozessgestaltung im Unternehmen, welche impliziert, Verschwendung jeglicher Art zu vermeiden.

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