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5 Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung im Mittelstand

von Emre Gümüs | 16. Dezember 2020 | Newsletter abonnieren

Die Digitalisierung im Mittelstand wurde in den vergangenen Jahren immer wieder mit einigen Fachbegriffen, aber auch Worthülsen besetzt: Industrie 4.0, IoT, ERP und Smart Glasses sind nur einige davon. Alles forschungsgetrieben und praxisfern: Fiel zunächst rasch das Urteil der Unternehmer und Führungskräfte. Doch mittlerweile hat sich das Denken verändert. Eine vernetzte Fertigung oder die Nutzung von Echtzeitdaten aus einer unternehmensweiten Datenbasis bringen auch operative Vorteile mit sich. So erhalten digitale Systeme einen immer stärkeren Einzug in mittelständische Unternehmen.

Der Haupttreiber für die Digitalisierung im Mittelstand ist nicht das Management

Dennoch sind es nicht die Unternehmer und Führungskräfte, die primär für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten verantwortlich sind. Die von Cisco durchgeführte Studie „2020 Digital Maturity Study“¹ zeigt, dass in 72 Prozent der KMU Covid-19 der Hauptindikator für die Digitalisierung des Unternehmens ist. 25 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, die zuvor aufgestellten Vorhaben unverändert umzusetzen. Die restlichen 3 Prozent wollen die Digitalisierungsansätze sogar wieder zurückfahren. Insgesamt zeigt sich also eine verhaltene Einstellung in deutschen KMU bezüglich der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben.

Digitale Standortbestimmung – Wo steht der Mittelstand?

Die Zahlen sind jedoch keinesfalls mit Desinteresse gleichzusetzen. In der oben genannten Studie werden deutsche KMU in vier Stufen der digitalen Reife unterteilt. Dabei gehören nur lediglich 5 Prozent zur Kategorie „Digital Indifferent“. Das sind Unternehmen, die ohne digitalisierte Prozesse auf Marktveränderungen reagieren. Die größte Gruppe machen die „Digital Observer“ mit 52 Prozent aus. Diese Unternehmen schreiten in sehr kleinen Schritten mit der Digitalisierung voran. Dabei versuchen diese, die diesbezüglichen Entwicklungen zu beobachten und aus den Erfahrungen anderer zu lernen. Auf die „Digital Challenger“ fällt ein Anteil von 38 Prozent. Diese haben eine Strategie für den Einsatz digitaler Technologien und reagieren proaktiv auf den Markt. Auf die letzte Kategorie, die „Digital Natives“ fallen 5 Prozent der KMU. Diese verfolgen eine integrierte Digitalisierungsstrategie und wollen sich als Innovationsführer etablieren.
Kuchendiagramm der digitalen Reife deutscher KMU

Die absolute Mehrheit der KMU nimmt also eine vorsichtige abwartende Haltung ein. Dies ist verständlich, denn Fehlentscheidungen im Digitalisierungsbereich können weitereichende Folgen haben. Um Risiken vorzubeugen, braucht man einen strukturierten Ansatz bei jedem Digitalisierungsvorhaben. Die folgenden fünf Schlüsselfaktoren sorgen für erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand:

  1. Mehrwert für den Kunden
  2. Digitalisierungsstrategie und konkrete Ziele
  3. Erst optimieren, dann digitalisieren
  4. Belegschaft frühzeitig einbinden
  5. Lernkultur: Befähigen statt Belehren

1. Erfolgsfaktor: Den (digitalen) Mehrwert für den Kunden im Blick behalten

Wozu überhaupt Digitalisierung? Dies ist tatsächlich eine Frage, die viel zu selten gestellt wird. Digitalisierung der Digitalisierung wegen ist häufig die Folge. In der Praxis begegnen uns dabei skurrile Konstellationen, in denen kundenrelevante Prozesse in der Komplexität unnötig gesteigert werden. Sodass damit verbundene häufige Fehler zu Lieferverzögerungen führen – und zu einem verärgerten Kunden. Datentransparenz und die Visualisierung können für Werksbesucher durchaus ein Zeichen von Modernität und hoher Kompetenz sein. Doch sollte Digitalisierung in KMU nicht nur für die Verantwortlichen vor Ort, sondern vor allem für den Kunden attraktiv sein. In der Regel zahlen sich die monetären und zeitlichen Investitionen so auch viel schneller aus.

Bewährt hat sich der Ansatz, das Schaffen und Ausweiten von Digitalisierungsprojekten aus Kundenperspektive zu betrachten und hierbei präzise den Mehrwert für diesen zu identifizieren. Schließlich gilt nach wie vor: Die Effektivität der Unternehmung kommt vor der Effizienz. Digitalisierungsprojekte müssen also die Effektivität und damit den Kundennutzen entweder steigern oder zumindest deren Aufrechterhaltung gewährleisten, wenn die Effizienz dabei verbessert werden kann.

2. Erfolgsfaktor: Digitalisierungsstrategie festlegen und auf konkrete Ziele fokussieren

Der Begriff Digitalisierung ist sehr vage. Nur wenige können sich konkrete Maßnahmen anhand dessen vorstellen. Dennoch bleibt die Kommunikation in dem Zusammenhang häufig auf diesem ungenauen Niveau, da weder konkrete Ziele noch damit zusammenhängende KPI definiert sind.

Man vergleiche dazu folgende Aussagen:

  1. „Wir wollen den analogen Glühprozess in der
    Fertigungslinie 4 digitalisieren, um die Qualitatsfehler zukünftig datengetrieben reduzieren zu können.
  2. „Wir müssen unsere Prozesse digitalisieren, um Kosten zu sparen.“

So ist die erste Aussage doch gleich viel präziser, für jeden verständlich und erfolgsversprechender als die weniger nachvollziehbare zweite Aussage. Der letztere Satz fällt im Mittelstand allerdings signifikant häufiger und hindert an der Festsetzung konkreter Ziele.

Hilfe schafft in diesem Fall beispielsweise die VDI Richtlinie 6603². In dieser werden je drei Datenstufen und Einstiegspunkte unterschieden, die alle zu einem digitalen Mehrwert für den Kunden führen können. Diese Unterscheidung hilft dabei, eigene Projekte zu präzisieren. Während die drei Datenstufen den Reifegrad der Datennutzung und Verknüpfung bewerten, unterscheiden die drei Einstiegspunkte die jeweilige Dimension, in der diese erreicht werden können.

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3. Erfolgsfaktor: Erst die Prozesse optimieren und dann digitalisieren

„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“, hat Thorsten Dirks, Vorstandsmitglied der Lufthansa AG, mal festgestellt. Das klingt zunächst sehr plakativ, lässt sich jedoch erfahrungsbasiert bestätigen. Einen analogen Prozess umzugestalten ist deutlich einfacher, da hierfür weniger Kompetenzen benötigt werden. Für die Restrukturierung analoger Prozesse genügen meistens zwei Personen: Ein fachlicher Experte und ein Prozessverantwortlicher leiten die Veränderungen einleiten. Beim digitalisierten Prozess benötigt man dafür zusätzlich mindestens eine IT-Fachkraft. Weitere Personen im Projekt erhöhen die Wahrscheinlichkeit unnötiger Kommunikationswege und langsamer Entscheidungsfindung.

Zudem steigen zunächst die Komplexität und Trägheit eines Systems, bis alle Komponenten digital abgebildet sind und ordnungsgemäß interagieren. Wenn ein System zuvor analog optimiert wurde, kann das anschließende Digitalisierungsprojekt schneller abgeschlossen werden und zudem wird die Flexibilität weitestgehend bewahrt.

4. Erfolgsfaktor: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig ins Projekt einbinden

Ein weiterer wichtiger, wenn nicht sogar entscheidender Faktor sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn diese nicht frühzeitig ins Veränderungsprojekt eingebunden werden, kann folgende typische Situation resultieren: Ein IT-Expertenteam wird mit der Einführung eines ERP-Systems beauftragt. Diese bilden die vorhandenen Prozesse anhand der Prozesslandkarten und QM-Dokumente nach. Entsprechend werden Verfahrensanweisungen und Kennzahlen ins System eingepflegt und alles mit den aktuellen Daten gefüttert. Nur noch das Rollout steht an und jetzt wird festgestellt, dass ja gar nicht nach den dokumentierten Prozessen gearbeitet wird und diese in der Realität völlig unterschiedlich ablaufen. Der größte Teil der Arbeit und die angefallenen Kosten sind in einem solchen Szenario völlig verschwendet worden.

Wenn Mitarbeiter jedoch von Beginn an eingebunden werden und solche IT-Projekte idealerweise agil durchgeführt werden, fällt das Ergebnis zumeist qualitativ deutlich höher aus. Zum einen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sofort einsatzfähige Systeme implementiert werden. Zum anderen finden Digitalisierungsprojekte auch vom Anfang an mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Und die ist nun mal elementar für die nachhaltig erfolgreiche Nutzung des neuen Systems.

5. Erfolgsfaktor: Das beste Digitalisierungsprojekt nützt nichts ohne Anwendungskompetenz

Genauso, wie nicht genutzte Systeme zum Scheitern verurteilt sind, sind auch die besten Digitalisierungsprojekte nutzlos, wenn keine Anwendungskompetenz vorhanden ist. Mit Anwendungskompetenz ist hier gemeint, dass Mitarbeiter in der Lage sind, aufgrund der gewonnenen Daten neue Erkenntnisse zu gewinnen und diese im Sinne des Unternehmens vorteilhaft einzusetzen. Dazu bedarf es Schulungen im Umgang mit neuen Systemen, aber insbesondere auch der Vermittlung des ganzheitlichen Verständnisses der Projekte – Befähigen statt Belehren lautet die Devise. Der beste Forecast im Einkauf bringt schließlich auch keine monetären oder zeitlichen Vorteile, wenn das Wissen nicht vorhanden ist, aus den gewonnenen Möglichkeiten Profit zu schlagen.

Fazit: Es ist nicht genug zu wollen – man muss auch tun

Das Wissen um diese fünf Erfolgsfaktoren hätte sicherlich das ein oder andere Projekt vereinfacht und möglicherweise Fehlschläge vermindert. Dennoch schreitet die Digitalisierung im Unternehmen nicht schneller voran, wenn jedes mögliche Hindernis umschifft werden soll. In einigen Digitalisierungsprojekten ergeben sich sehr wertvolle Erkenntnisse und ein solides Grundverständnis für digitale Themen erst nach dem Beginn weitreichender Veränderungsmaßnahmen. Daher steht die Handlung immer noch an oberster Stelle. Wer die Phase der „Digitalen Beobachter“ nicht freiwillig in Richtung „Digitaler Herausforderer“ verlässt, wird schließlich durch externe Faktoren getrieben – was heute Covid-19 ist, kann morgen durch die noch schnellere Veränderung von Kundenanforderungen erfolgen.

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