ERP-Systeme verstehen

Viele mittelständische Unternehmen wollen Prozesse effizienter gestalten und digitalisieren. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu expandieren, benötigen Mittelständler effiziente Tools und Systeme. Dabei sehen sie sich plötzlich mit Begriffen wie ERP-Systemen konfrontiert. Der erste Impuls ist häufig: Das brauchen wir und ist schnell umgesetzt. Doch der Einsatz eines ERP-Systems bleibt häufig verkannt.

In diesem Blogbeitrag wird erläutert, was ERP-Systeme sind, welche Vor- und Nachteile sie bringen und es wird ein Vergleich bekannter ERP-Systeme aufgestellt. 

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning und ist eine Softwarelösung, die dazu dient, den Überblick über Geschäftsprozesse zu behalten und sicherstellen, dass sämtliche Daten und Informationen zentral an einem Ort gespeichert und verwaltet werden.

Eine integrierte ERP-Lösung zielt darauf ab, alle relevanten Bereiche des Enterprise Resource Planning miteinander zu verknüpfen. Dazu gehören Abteilungen wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Personalwesen und Buchhaltung. Mit einem ERP-System können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Effizienz steigern und somit den unternehmerischen Erfolg fördern.

Vor- und Nachteile ERP

Die Implementierung eines ERP-Systems kann erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens haben. In diesem Abschnitt werden wir die verschiedenen Vor- und Nachteile von ERP-Systemen eingehend betrachten, um Unternehmen bei der fundierten Entscheidungsfindung in Bezug auf die Einführung oder Nutzung zu unterstützen.

Vorteile ERP

ERP-Systeme bieten mittelständischen Unternehmen eine Fülle von Vorteilen. Zunächst einmal ermöglichen sie eine erhebliche Effizienzsteigerung, indem sie eine Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen ermöglichen. Diese Automatisierung führt zu Zeit- und Ressourceneinsparungen, da Mitarbeitende sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können, anstatt sich mit manuellen Prozessen zu befassen.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der Konsistenz der Daten. Mit einem ERP-System haben Unternehmen eine zentrale Datenquelle, die für alle Abteilungen zugänglich ist. Dies gewährleistet, dass die Informationen in Echtzeit aktualisiert und konsistent sind, was wiederum die Qualität der Daten und die Entscheidungsfindung erheblich verbessert.

Des Weiteren sind ERP-Systeme äußerst skalierbar und passen sich den Bedürfnissen des Unternehmens an. Dies ist besonders wichtig für mittelständische Unternehmen, die stetig anstreben weiter zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. 

Nachteile ERP

Im folgenden werden die vermeintlichen ERP Nachteile abgebildet, die sich auch im Mittelstand hartnäckig als Kritikpunkte halten.

Ein erster Nachteil ist, dass ERP Systeme Verschwendungen verursachen. Das Ziel schlanker Arbeitsprozesse impliziert, dass man alle überflüssigen Tätigkeiten, die nicht zur unmittelbaren Wertschöpfung gehören, vermeidet. Unterbrechen Mitarbeitende jedoch regelmäßig ihren Workflow, um Eingaben im ERP-System zu tätigen, widerspricht das diesem Grundprinzip. Gerade wenn Unternehmen mit Lean Prinzipien arbeiten, gehen sie also von der Prämisse aus, dass die Prozesse im Unternehmen nur auf einen der beiden Ansätze ausgerichtet sein dürfen, nicht aber auf beide.

ERP-Systeme gelten schnell als starr und unflexibel. Dies stehe besonders dem Ziel nach mehr Agilität und schnelleren Arbeitsabläufen in den einzelnen Abteilungen entgegen. Das Resultat: Der Vorgang wird erst im Nachgang von der Verwaltung in das ERP-System eingespeist. Der Anspruch von ERP-Lösungen, das Unternehmen in seiner Gesamtheit abzubilden und darauf aufbauend Entscheidungen zu treffen, wird damit allerdings zunichtegemacht. Eine unvollständige Datenbasis kann dann mitunter ein Grund für die fehlende Flexibilität von ERP-Systemen sein – klar ist aber auch, dass das Vorurteil der fehlenden Flexibilität somit selbst zu dieser beiträgt, indem man eine vollständige Datenaufnahme verhindert.

ERP-Systeme sind ein klassisches Beispiel für das Push-Prinzip: Sie organisieren und planen die Fertigung sowie die Abwicklung von Bestellprozessen auf Grundlage zuvor kumulierter und miteinander in Beziehung gesetzter Informationen. Lean-Methoden funktionieren hingegen nach dem Pull-Prinzip: Beispielsweise wird Material erst bei Bedarf und nicht auf Vorrat bestellt, um somit die Lagerhaltung gering zu halten. Zusammengefasst: Das eine verwendet Bedarfsprognosen, während das andere auf den tatsächlichen Bedarf reagiert.

Trotz einiger anfänglicher Herausforderungen, wie beispielsweise die finanzielle Investition und die zeitaufwändige Implementierung, überwiegen die langfristigen Vorteile. Insgesamt tragen ERP-Systeme dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern, was wiederum den unternehmerischen Erfolg fördert und mittelständischen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Klar ist aber: Es Bedarf dem nötigen Wissen, für die ganzheitliche Implementierung eines ERP-Systems, sowie die Auswahl der passenden Software.

Beispiele für ERP-Systeme

Auf dem Markt gibt es Dutzende ERP-Systeme, aber nicht alle eignen sich für die Anwendungszwecke im eigenen Unternehmen. Nachfolgend werden einige gängige Systeme vorgestellt und miteinander vergleichen.

SAP ist weltweit bekannt für seine vielseitigen ERP-Lösungen, darunter SAP Business One, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Software bietet umfassende Funktionalitäten und Flexibilität zur Integration von Geschäftsprozessen wie Finanzmanagement, Lagerverwaltung und Kundenbetreuung. Im Vergleich dazu konzentriert sich ProAlpha als deutsche ERP-Lösung stark auf die Fertigungsindustrie im Mittelstand und bietet eine tiefe Integration von Produktionsplanung, Materialwirtschaft und Qualitätssicherung. Auf internationaler Ebene bietet IFS branchenübergreifende ERP-Lösungen für Unternehmen, die sich auf Fertigung, Bauwesen und Dienstleistungen spezialisiert haben. IFS zeichnet sich durch seine globale Präsenz und Stärken im Projekt- und Service-Management aus. Die Wahl zwischen diesen ERP-Systemen hängt von den individuellen Anforderungen und der Branche eines Unternehmens ab, wobei SAP eine breite Palette von Funktionalitäten für verschiedene Branchen bietet, ProAlpha die Fertigungsindustrie adressiert und IFS branchenübergreifend und international agiert.

Aber auch neben diese drei bekannten Softwareriesen haben ihre Grenzen und Probleme. Wichtig bei der Einführung eines ERP-Systems ist, sich ausgiebig zu informieren und die Umsetzung nicht übereilt anzugehen. Welche Probleme sonst entstehen können, bilder der folgende Artikel über die drei typischen Fehler bei der ERP-Einführung ab.

Fazit

Richtig angewendet bieten ERP-Systeme eine wertvolle Möglichkeit zur Automatisierung und Integration aller Geschäftsprozesse. Eine fundierte Kenntnis der ERP Nachteile und Vorteile sowie die Auswahl einer auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmten Softwarelösung sind entscheidend. Mit der richtigen Implementierung können ERP-Systeme einen wertvollen Beitrag zur erfolgreichen Unternehmensführung im Mittelstand leisten. Um die Vorteile wie Effizienzsteigerung und bessere Datenkonsistenz auszuschöpfen, sollten jedoch Stolpersteine bei der Einführung nicht übersehen werden.

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