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Wissenstransfer und Suchzeitoptimierung im Mittelstand

Für viele Geschäftsführer gehört die folgende Situation zum Tagesgeschäft: Unbewusst werden durch die Kosten, die aufgrund von typischen Betriebsproblemen entstehen, Investmentanträge für mehrere Tausende Euros bewilligt. Erfahrungsgemäß sind der mangelnde Wissensaustausch und zeitintensive Suchprozesse die zwei größten ungesehenen Kostenpotenziale im Mittelstand. Hier greift das Sprichwort »Zeit ist Geld«, denn fehlende Strukturen und hohe Suchzeiten verursachen schnell Kosten in fünfstelliger Höhe. Dieser Artikel beleuchtet die Auswirkungen des fehlenden Wissenstransfer im Mittelstand und zeigt auf, warum die Optimierung von Suchzeiten einen wichtigen Einfluss auf die Produktivität hat und kurzfristige, wiederkehrende Kosten einspart.

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Welche Hürden sind im Mittelstand präsent

Die Wissenssicherung im Unternehmen sowie die Suchzeitoptimierung sind nur zwei der Hürden im Mittelstand. Die folgenden Beispiele erläutern, wodurch diese entstehen und welche Auswirkungen diese auf das Unternehmen haben.

1. Fehlender Wissenstransfer

Die Herausforderung des erfolgreichen Wissensaustausch in mittelständischen Unternehmen ist eine zentrale Thematik, die oft unterschätzt wird. In vielen mittelständischen Betrieben existieren wertvolle Ressourcen an Wissen und Erfahrung, die jedoch nicht immer effizient genutzt oder weitergegeben werden. Der Mangel an Struktur und Transparenz führt hier kurzfristig immer wieder zu hohen Kosten. Dies kann verschiedene Gründe haben: von mangelnder Kommunikation zwischen Abteilungen bis hin zu unzureichenden Onboarding-Prozessen. Die Folge ist, dass Unternehmen wertvolle Chancen verpassen ihre Mitarbeitenden zu befähigen, selbstständig zu arbeiten und dabei Geld zum Fenster rauswerfen. Daher ist es von großer Bedeutung, das Wissen zu teilen und somit den Wissenstransfer in mittelständischen Unternehmen zu verbessern, um Innovation, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit zu fördern.

2. Effizienzminderung durch hohe Suchdauer

Die Herausforderung der Suchzeiten in mittelständischen Unternehmen ist ein Problem, das oft im Zusammenspiel mit fehlender Struktur und Intransparenz von Prozessen auftritt. Mitarbeitende verbringen zu viel Zeit damit, nach benötigten Informationen oder Arbeitsmitteln zu suchen. Dies führt nicht nur zu einem Verlust an Produktivität, sondern kann auch Frustration und Stress bei den Angestellten verursachen. In einer Zeit, in der schnelle Entscheidungsfindung und Reaktion auf Kundenanfragen von entscheidender Bedeutung sind, können lange Suchzeiten die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen. Die hieraus resultierenden Kosten können mit Hilfe der passenden Maßnahmen schnell erfasst und reduziert werden. Die Bewältigung dieser Herausforderung erfordert eine gezielte Optimierung von Arbeitsprozessen, die Implementierung effizienter Strukturen und Transparenz. Dadurch können mittelständische Unternehmen nicht nur Abweichungen schneller erkennen, sondern auch die Materialverfügbarkeit verbessern.

Die Herausforderungen lösen

Die folgenden Fallbeispiele vermitteln, wie sich die angesprochenen Herausforderungen in mittelständischen Unternehmen tatsächlich darstellen und welchen Einfluss sie auf den Erfolg des Unternehmens haben.

Beispiel 1: Fehlender Wissenstransfer

Bei einem unserer Kunden stellten wir direkt zu Beginn fest, dass wichtige Informationen nur für einzelne Personen zugänglich waren. Wenn Mitarbeitende auf dieses Wissen zugreifen wollten, mussten sie dafür immer die jeweilige Person ansprechen. Das Wissen war nicht hinterlegt, sondern nur in den Köpfen einzelner Personen vorhanden. Dies wurde insbesondere zur Herausforderung als ein Kollege in der Produktion krankheitsbedingt mehrere Wochen ausfiel. Durch den mangelnden Wissenstransfer fehlten wichtige Informationen, ohne die die Mitarbeitenden ihre Arbeit nicht ausführen konnten. Dadurch entstanden dem Kunden Kosten in Höhe von 23.400 Euro über das Jahr.

In einem weiteren Kundenprojekt zeigten sich die Auswirkungen noch deutlicher: Hier war es ein einzelner Mitarbeiter, der über umfangreiches Vertriebswissen verfügte. Die Kontaktdaten der Kunden hinterlegte er nicht sichtbar in einer Kundendatei. Dadurch war der Betrieb von einer Person abhängig.

Eine unzureichende Wissensvermittlung zeigt sich nicht nur in Bezug auf Kontaktdaten. Sichtbare Prozesse sind auch für die Bereitstellung von den richtigen Arbeitsmitteln unabdingbar. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel morgens zur Baustelle fährt und erst vor Ort feststellt, dass er wichtige Werkzeuge nicht dabei hat, verursacht dies für das Unternehmen vermeidbare Kosten. Eine vergleichbare Situation wird demnach wieder auftreten, wenn die Prozesse nicht für kommende Projekte hinterlegt werden. Dies resultiert in immer wiederkehrenden Kosten für das Unternehmen.

Eine erfolgreiche Wissenssicherung findet dann statt, wenn Prozesse nicht in den Köpfen einzelner Personen, sondern für alle einsehbar sind. Wiederkehrende Prozesse und Abläufe müssen transparent sein, damit Personalwechsel oder -ausfälle keine kurzfristigen Zusatzkosten verursachen.

Beispiel 2: Suchzeiten

In einem Kundenprojekt wurden wir mit einer Situation konfrontiert, in der viele Ersatzteile und Werkzeuge in einem größeren Behälter im Lager durcheinander lagen. Es herrschte Unklarheit darüber, welche Materialien sich genau darin befinden. Als bei einem Anlagenausfall dringend Werkzeug benötigt wurde, stellte sich heraus, dass zwar eine Vielzahl von Werkzeugen vorhanden war, aber nicht die benötigten Werkzeuge. Dadurch mussten Mitarbeitende lange nach dem passenden Werkzeug suchen. Diese Suche verursacht in Summe hohe Kosten, die vermeidbar sind. Hierbei handelte es sich nicht nur um ein Problem, das mit einer einfachen Aufräumaktion zu bewältigen war. Das dargestellte Problem zeigt vielmehr ein grundlegendes Optimierungspotenzial in den drunterliegenden Prozessen. Mittels Tätigkeitsstrukturanalyse konnte aufgeschlüsselt werden, wie viel Zeit für die Summe an Tätigkeiten anfällt und wie sich diese konkret verteilt.

Auswertung einer Tätigkeitsanalyse im Kundenprojekt.

Die gemessene Ist-Zeit verteilt sich auf verschiedene Tätigkeiten, wobei der Wertschöpfungsanteil vergleichsweise niedrig, aber dennoch von großer Bedeutung ist. Dieser Anteil gibt an, welcher Prozentsatz der Arbeit unmittelbaren Einfluss auf das Endprodukt oder die Dienstleistung hat. Ein höherer Wertschöpfungsanteil zeigt an, dass weniger Zeit durch Tätigkeiten wie die Materialsuche oder ähnliches verschwendet wird. In anderen Worten, die Effizienz steigt, wenn die in der Tätigkeitsstrukturanalyse erfassten Arbeiten reduziert werden, was wiederum die Wertschöpfung erhöht.

Die Analyse im Kundenprojekt zeigt, dass allein 21,6 % für die Suche von Materialien anfiel und weitere 22,5 % für reine Wartezeiten. Dem Kunden dieses Potenzial sichtbar zu machen und aufzuschlüsseln, war ein wichtiger Schritt. Allein durch die Umsetzung der einzelnen Schritte konnte der Wertschöpfungsanteil auf 24,2 % erhöht werden – das bedeutet eine Produktivitätssteigerung von 68 %.

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Fazit

Ein mangelnder Wissenstransfer und hohe Suchzeiten sind zwei der größten Kostenpotenziale im Mittelstand. Klare Strukturen sorgen dabei zum einen für eine verbesserte Materialverfügbarkeit und fördern, das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Zudem sorgt die richtige Herangehensweise für die Reduzierung von Kosten im Unternehmen. Die skizzierten Beispiele sind dabei keine Einzelfälle, sondern im Mittelstand weit verbreitet.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist eine nachhaltige Prozessoptimierung unerlässlich. Hierbei hat sich in einer Vielzahl an Projekten die Einführung der 5S-Methode als äußerst wirksam erwiesen. 5S bietet klare Vorteile für die Effizienzsteigerung und die Qualität der Arbeit. Dadurch wächst auch die Zufriedenheit sowohl der Mitarbeitenden als auch der Kunden. Der Wissensaustausch sichert den Transfer von Informationen innerhalb des Unternehmens. Zudem werden durch die Optimierung der Prozesse die Stellschrauben für die Reduzierung von Kosten gedreht.

Bei der Umsetzung gilt es zu berücksichtigen, dass es bei 5S nicht nur um Ordnung und Sauberkeit geht. Mehr zu den Grundlagen der 5S-Methode erfahren Sie in dem verlinkten Artikel.

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